#高效研究室 Line真的是台灣人愛用的一個通訊軟體，但用於團隊工作實在是不太方便，傳檔案還會過期（氣氣氣）！
今天就推薦給大家２款好用的團隊協作工具，讓大家團隊協作效率upup🔥！
✨想看到更多好用的高效工具？快分享出去並Tag @leadingmrk，讓我知道你喜歡這篇的內容！✨
﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏
用Line工作有什麼壞處？
﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋
在台灣Line的普及率很高，Line常被運用在私人訊息或者公司工作事項處理，但其實Line在處理公事上是有一些缺點的👇🏻：
1️⃣ 訊息太多被洗版：訊息無法分類，人太多容易洗版
2️⃣ 訊息上滑超級亂：有即時性，錯過訊息就要上滑才能看，很容易錯過重要訊息
3️⃣ 訊息錯群超尷尬：群組太多之後很難分辨，訊息容易傳錯群
4️⃣ 公私訊息都在賴：因為Line大家都在用，因此公事也用Line會讓公事私事混在一起
5️⃣ 檔案過期真的煩：除了檔案會過期之外，也無法做訊息事後管理、長久保存
6️⃣ Line訊息不安全：Line加密功能不完整，隱私難以保護
我自己就很常遇到檔案過期、訊息傳錯群、訊息太多很難看的問題，新出來的Line社群功能，那個訊息量跟亂象就更嚴重了😵！
﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏
團隊協作工具組合推薦-Trello + Slack
﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋
🔷 Trello
Trello 是一款很上手的專案管理工具，可以很方便地讓你拆分工作事項，並且透過「看板工作法」來實行工作。
Trello主要分為看板、清單、卡片三個，也可以建立團隊加入成員，像我自己就有找到我工作室團隊、接案團隊、還有跟朋友在裡面放一些未來目標的團隊。
在看板中的清單、卡片都可以隨意拖動，因此很適合運用在看板管理法中，將工作從Todo -> Doing -> Done的這個過程。
🔶 Slack
Slack是一款基於平台（WorkSpace）通訊協作軟體，可以按照平台來區分團隊或公司。
在聊天過程中可以分為公開頻道、私人群組、直接對話三種對談方式，公開頻道可以作為聊天室、佈告欄，私人群組則是很適合小組討論、專案團隊討論等等。
另外你可以針對單一訊息進行回覆（留言串），也可以將訊息標示星號/釘選，真的十分方便。
🔷🔶 Trello + Slack
除了這兩個軟體各自的功能之外，Slack其實還可以綁定Trello，包括在Slack直接新增Trello卡片，或是在Slack接收Trello的卡片狀態變更通知等等。
我覺得以工作管理軟體+通訊協作軟體來說，Trello + Slack真的是一個非常好用、互通性非常高的組合，推薦大家可以使用看看！
﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏
如何說服你的團隊或主管換軟體？
﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋
雖然說學習使用新的軟體可以大大改善團隊協作效率，但這對公司來說也是一種研究跟時間的成本⏱。
如果你想開始幫你的團隊或者說服你的主管，換一套更好用的軟體，你應該要先從這些地方下手：
⭕️ 平時就要累積信任，讓大家相信你的建議是可信、有用的
⭕️ 從自己開始實驗用新的軟體，用實質的結果才能說服他人
⭕️ 真的要導入前請自己將環境全部設置好，再開始推廣，降低大家的排斥感
﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏
看完貼文你該做些什麼？
﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋
「你們公司或團隊，或是你個人平常都使用什麼協作軟體呢？」底下留言跟我分享吧🙌🏻！
想讓工作變得更高效，學習更多好用的工具絕對必不可少！💪🏻
﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏﹏
想看到我未來更多的貼文？✍️
﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋﹋
歡迎追蹤【 Mr.K｜高效工作與生活教練】@leadingmrk ，獲得更多高效資訊！
想看更多本系列貼文，點擊 #高效研究室 即可看到所有貼文囉！
-
#團隊 #團隊合作 #工具 #工具箱 #協作 #專案 #專案管理 #時間管理 #管理 #trello #trelloapp #trellotogether #slack #看板 #看板工作法 #工作 #工作法 #成長 #自我成長 #個人成長 #自我提升 #學習 #高效 #高效率 #高效學習 #效率 #工作效率 #軟體
看板工作法 在 [心得] 《留白工作法》打造策略性停頓的職場指南- 看板book 的推薦與評價
《留白工作法》讀後心得：打造策略性停頓的職場指南
為自己創造白色空間，擺脫瞎忙，做真正重要的事
圖文好讀 https://readingoutpost.com/minute-to-think/
你經常感到忙得喘不過氣，行程表滿到爆炸嗎？現代人生活壓力大，我們更需要留出空間
來思考、休息和發揮創意。今天我想和你分享的，就是如何在喘不過氣的工作與生活中，
策略性地停下腳步，為自己和別人創造白色空間。
這本書的特色是什麼？
《留白工作法》的作者是企業顧問和培訓專家茱麗葉．方特（Juliet Funt），她的專長
是幫助企業人才從繁忙的工作中解放出來。她合作過的對象包含了 Spotify、Nike、百事
可樂等全球知名的企業。她的態度熱情又親切，培訓和教學的方式也很容易被落實到工作
上，使她贏得全球最大型領導力活動中的最高評分。
這本書在談的是現在這個「過勞時代」，大家永遠都忙個不停，每天都疲於奔命，把行事
曆塞得滿滿滿，好像愈忙的人愈有生產力。作者提醒我們要慢下來，替自己和別人創造「
白色空間」，也就是在日常活動之間，刻意插入一些空白的時段，用來放空、思考和制定
計畫。這個道理我們多多少少都懂，可是該「怎麼做」？作者在書中給出了很實際的指引
。
有一些書兼具了理論和實用性，有一些書讀起來很生動又有趣，但是能融合以上「所有」
元素的書就是屈指可數了，這本書就是其中一本。這本書給我的閱讀體驗是「漸入佳境」
，讀到愈後面愈精彩，很多地方都讓我讀到會心一笑，勾起了很多以前在職場的回憶。接
下來介紹一下這本書的重點和我自己的體會。
為什麼要刻意留白？
首先，要幫大家科普一下，為什麼我們要刻意留白、創造白色空間？這是有科學根據的。
人類的大腦中有一個區域叫做「額葉」（Frontal Lobe）1，它專門負責很高層級的「認
知功能」和「動作控制」，所以當額葉的功能運作順暢的時候，我們的表現就會很好。但
是，當我們在執行複雜的密集任務時，如果不給大腦一些時間恢復，將導致「認知疲勞」
，損耗大腦有限的資源，對表現造成負面影響。為什麼呢？因為額葉的功能特別容易受到
認知疲勞的影響。如果額葉的功能降低，我們就無法有效提出策略、熟練執行複雜的動作
。最簡單有效的方法，就是讓大腦稍微休息一下。
作者舉了一個很生動的譬喻，讓我們更方便記下這個觀念。就像是我們在烤肉的時候要「
生火」，木柴之間需要有空隙，才會有足夠的氧氣可以流通，讓火焰繼續燃燒。如果我們
把木柴排得密不透風，火反而燒不起來。就像是在工作上，如果我們總是把行事曆排得密
密麻麻，讓自己都沒有時間思考和做計劃，這就像帶了很多火苗去工作，卻沒有給自己足
夠的氧氣燃燒。
特別是對於知識工作者來說，空出時間來思考和計畫，反而更有利於長期的成果。另外，
對於需要創意的工作來說，《心流》這本書的作者曾經說過：「創意力或許是人與人之間
最基本的差異。若要以有創意的方式運用心智能量，就要看留了多少注意力處理新鮮事。
」我認為，長期來說，一個人的生產力的程度高低，取決於他保留了多少氧氣給自己。
我們的時間都跑去哪了？
在作者輔導過的許多企業當中，她發現了一個共通現象，其實很多工作者是非常努力又拼
命的，可是這種態度不一定會帶來最好的結果。書中提到了四種常見的時間小偷，這些小
偷「偷走」了我們的時間。
第一個小偷是「幹勁」，也就是對任何事情都全力以赴，甚至到了衝過頭的程度。第二個
小偷是「卓越」，也就是對任何細節斤斤計較，全都不放過，甚至到了完美主義的程度。
第三個小偷是「資訊」，也就是不想錯過任何資訊，把自己逼到了資訊爆炸和超載的程度
。第四個小偷是「行動力」，也就是碰到任何事情就直接跳下去執行，甚至像個無頭蒼蠅
一下停不下來。
這四個小偷，從比較正面的角度來看，是屬於很好的特質。但是從另一個角度來看，反而
會讓我們把自己逼得太緊，忘記保留氧氣讓自己呼吸。我們愈是覺得沒有時間，就愈想要
快點做完更多的事，結果卻導致我們更沒有時間。為了對付這四個小偷，作者建議我們時
常問自己這四個問題。
對於幹勁，我們要知道慎選目標才會帶來品質更好的成果，我們要問：「有可以放掉的事
情嗎？」對於卓越，我們要知道困在不必要的細節裡面是浪費時間與力氣，我們要問：「
做到什麼程度就算夠好了？」對於資訊，我們要知道人類大腦能處理的資訊有限，我們要
問：「真正有必要知道的事情是哪些？」對於行動，我們要知道忙個不停會讓人難以思考
，耗損精力，我們要問：「有哪些事情真的值得我們投入心力？」
因此，我們要記得在會議跟會議中間、在每一個任務之間、在每一次切換工作場景的空檔
，都要保留至少一到五分鐘的時間，思考一下上面的自我提問。這個方法在書中被稱為「
策略性暫停」，我們需要的不是更多時間，而是刻意創造出更多空間。
黃名單：校準緊急程度
在書中提供的許多方法當中，我覺得其中有一項特別引起我的共鳴，因為我曾經犯過這種
錯誤。
以前我還在台積電當主管的時候，由於工作節奏很快，很多事情都覺得很急迫。所以我只
要收到 Email、接到電話、上頭交代的任何大小事情，我都會在最短時間把團隊成員叫到
身邊直接問，想要趕快討論和處理。但是，作者認為，一想到什麼事就把人找過來，這很
像「凌遲式」的東問一點、西問一點。這種行為會干擾和打斷員工的工作效率，而且很多
事情其實沒有想像中「那麼著急」。
她的建議是製作一份「黃名單」，挑選黃色的原因是，黃色就像紅綠燈裡面的黃燈減速，
用來控制衝動，調整緊急程度，大幅減少不必要的通訊。我們可以針對每一個經常來往的
人列一份清單。想到要跟對方說的話、想要問的東西、想要分享的資訊，就先寫在黃名單
上面持續累積。我們可以等到累積一定的數量之後再找對方，或者等到固定的一對一會談
的時候再討論。
作者指出，這種方法會有神奇的「減法」效果，因為等到真的見面討論的時候，有些事情
已經事過境遷，那個資訊或事情已經不重要。而重要的事情，又能夠一次性地完整討論，
提高彼此溝通地效率。
這種方法也讓我反省自己的行為：我在處理自己的事情的時候，很喜歡用「批次處理」的
方式一口氣完成同性質的事情，但是在運用別人時間的時候，我卻用「即時處理」的方式
在對待。往後，我會試著採取黃名單的方式來進行溝通。
後記：這是一本有趣又務實的書
我在開頭的介紹有提到，《留白工作法》讀起來很生動又有趣，我舉兩個實際例子。第一
個是作者給我們寫 Email 的一些建議，在一連串看起來很正經的範例跟說明裡面，突然
跑出一句話：「Email 的正文要像比基尼泳裝，布料愈少愈好，但重點都要遮到。」我當
時讀這段的時候剛好在搭火車，不小心笑出來被旁邊的人聽到。
第二個是作者談如何打造公司文化，她說：「文化是虛無飄渺的，不同的公司有不同的秘
方，需要出動顧問、碟仙版與使命宣言，才能從迷霧當中召喚出來。」這段話相信有工作
過的人都很有感觸。然後她說：「跟各位介紹一下，另外這位是『心態』，它是文化的親
戚，性格沒有那麼嚴肅，通常穿著夾腳拖。改變心態是隨口就能聊的主題，改變文化則顯
得嚴肅許多。」這段話也很幽默，但是仔細想想卻非常務實。我們不需要口口聲聲把「公
司文化」掛在嘴邊，而是從「改變心態」這種小地方來著手。
總結來說，這本書給我一種倒吃甘蔗的感覺。愈讀到後面，我愈能了解作者多年以來服務
了這麼多家企業，累積了很多紮實的案例和方法，然後用貼切又輕鬆的方式跟讀者分享。
書中後半段的說明，也很適合公司主管跟領導階層閱讀，以自己當作出發點，展開白色空
間的推廣行動。這是一本我想要早一點讀過的好書。
--
書評部落格「閱讀前哨站」 https://readingoutpost.com/｜一個愛書人的閱讀筆記
Podcast「下一本讀什麼?」 https://readingoutpost.com/podcast/｜我的說書頻道
--
※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 1.164.93.84 (臺灣)
※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/book/M.1677726841.A.EAD.html
... <看更多>