【在職場,寫了Email卻得不到回信?有時候,對方其實在等你給他 #回信的理由】
對於經常要撰寫英文書信的職場人來說,無論是開發或者聯絡,你是否準確的表達,常常決定了對方是否要回覆,也決定了客戶是否認同你。
之前曾有一位負責幫公司申請國外專案資格認證的經理提問,他說一週前,他寫信給認證單位釐清某份文件是否也需要填寫,但對方遲遲沒有回覆,眼看申請認證的截止日期再過三天就要到了,到時認證要是沒拿到,公司就不能賣相關產品,造成公司財務損失...
像經理這樣有求於人,卻又等不到回覆的情境,你我都不陌生。為什麼對方不趕快回信呢?明明這些要求都很簡單啊,明明我們只是要知道一個數據、拿到一份報告、確認一個流程而已,手指頭在鍵盤敲個幾下,就可以回信了不是嗎?為什麼都過了一週,卻還沒有消息呢?
其實,我們在職場時常會收到一些「#無理要求」的email。這裡的無理並非無理取鬧,而是「#沒有理由(no reason)」,意思就是:有人會寫信請他提供數據、報告或幫忙處理一些事,但卻都沒解釋「為什麼」,看得他滿頭問號,覺得「我有義務做這些事嗎?」應該沒有很急吧?有時甚至遇到要求涉及機密,更讓他不知所措,乾脆統統不回,收件匣裡一堆信不知如何整理。
這邊舉一個容易被已讀不回的句子:
Could you please send me the latest figure by Jan 11?(可以請你在1月11之前寄給我報告嗎?)
文法正確,但字面上因為少了「為什麼」的解釋,無法令人感受到回信的「急迫性」!
這時只要善用 so that(如此一來),在句子後面補上應該要快點回覆的「理由」,例如,對方只要回信就能:解決什麼問題、達到什麼目的、完成什麼人的要求、趕上什麼時間點等,對收件者「明示」若不早點回信,可能會造成的影響是什麼。
比方說:Could you please send back the latest figure by Jan 11 so that we can finish the test by its deadline?(請在1月11日之前寄回報告,如此一來我們才能在截止日期前完成測試。)
看完 so that 之後的原因後,收件者就會「很清楚」知道若沒有即時回信是會有「代價」的,自然就會加速回信囉!
所以,想要加速對方回信,其實很簡單!就是:給對方一個理由,告訴他「為什麼」這些數據、報告、事情「應該」要馬上處理。
在英文聽說讀寫中,「寫Email」是唯一有機會「速成」的技巧!因為不用面對面即時回應,我們有充足的時間,可以利用平常蒐集的句型、結構、谷歌大神,還有其他各類工具來幫助我們。
這門Joy老師的【商務Email的結構化寫作法】課程,非常強調 #即戰力,把所有壓箱寶一次交給大家,目標是讓大家隔天就能看出明顯的進步。
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華航班機在香港啟德機場滑出跑道掉進港灣的這一天,高三的我,在霞中的體育課也發生了衝出操場跑道,摔得全身泥濘的悲劇。
「拜託,蔡思明你快一點!我們這組已經落後別人一整圈了!」
眼看其他跑道上的同學都早已接棒往前奔去,只剩下我還待在原地,真是心急如焚。遠方的蔡思明一臉痛苦,上氣不接下氣,我一邊向他喊話,一邊開始助跑,恨不得這一刻我的手能無限延長,搶到他手上的接力棒拔腿就跑。
好不容易他終於趕上來。我瞬間抽走接力棒,轉身準備來個迴光反照似的衝刺,但萬萬沒想到,才沒跑五步,我的右腳踩到不知道何時鬆開的左腳鞋帶,整個人被絆倒。因為衝擊力太大而失速,最後連滾帶爬地衝出跑道,摔進操場中間的草坪。
好死不死,整個早上都在下雨,下到體育課前才停,草坪全是爛泥。
我從泥巴中起身,把眼鏡上的泥土撥開的剎那,看見瞠目結舌的蔡思明呆在面前。
「三、二、一!」我說。
不用想,我也知道蔡思明三秒後會是什麼反應。既然他反應不及,乾脆我替我自己的窘態倒數。果然,三秒過後,蔡思明看著我瘋狂失笑。
「你到底有沒有同情心?」我沒好氣地抱怨。
「你知不知道你現在從頭到腳全身泥巴,多像『靈芝草人』嗎?笑死我了。拜託你講一下『哎呀呀,哎呀呀』好不好?」
蔡思明幸災樂禍的那個當下,誰都沒料到現世報會來得這麼快。
兩天後,一個綿綿細雨的週六夜晚,蔡思明也活生生的在我面前滑了一大跤。我們在衡陽路口的「新公園」大門前,正準備鼓起勇氣踏進一個未知的世界時,蔡思明一個步伐沒踩穩滑倒在地。坑坑窪窪的積水弄得他全身極為狼狽。
「三、二、一!」
開口倒數的人還是我。因為我知道,三秒後他會有什麼反應。果不其然,三秒後,蔡思明忍俊不住狂笑起來。
「我像不像瓊瑤電視劇裡的悲情女主角?太悲慘了吧。真是笑死我了!」
蔡思明跪在地上捧腹大笑。
會笑別人但也懂得自嘲,蔡思明就是這點討人喜歡。當然,那種喜歡是僅止於好朋友的喜歡。我們這輩子,截至目前為止,還沒懂得真正的喜歡是什麼。我的意思是,一個男生跟另一個男生之間,成為情侶關係的那種喜歡。
當蔡思明準備站起來時,目光突然放低,望向身旁的機車前輪。他從輪胎邊的地上撿起一疊紙來。是交友社的廣告。可能是誰要拿去新公園裡發給人的吧,但不知道為什麼一整疊被丟在這裡。
蔡思明滑倒以後,我們原本想嘗試去新公園闖蕩的念頭已煙消雲散。反正我們本來也有點怕怕的,猶豫很久不知道該不該進去,結果老天爺替我們做了決定。
我們在對面的「公園號酸梅湯」外帶飲料後,雙手捧著紅繩繫著的沁涼塑膠袋,一邊吸著酸梅汁,一邊往金石堂書店的方向走。沿途迎面走來的路人,看見蔡思明濕掉的衣褲都忍不住好奇多看兩眼。
「想不到只有在這種時候,才有人注意我。」他打趣說。
「別這樣說。注意你的人,還沒出現而已。」我說。
坐在金石堂門前騎樓的機車上,我們打算把飲料喝完後去逛逛書店。
「誒,何晉合,說真的我們要不要來試試?」
蔡思明從口袋掏出一張剛才撿到的交友廣告傳單。
「我以為你全丟在原地,居然有拿。」我看了看內容,感覺可疑,說:「劃撥四百元,寄給你五個人的電話號碼,這聽起來就像詐騙。你不會真相信這種東西吧?」
「說不定注意我的人,就會從這裡面出現。新公園不敢進去,這種看起來很安全啊,只是花四百元而已,如果被騙,也不過就損失四百而已。」
「四百元至少可以買兩捲錄音帶耶。」
「說得也是,還是把錢省下來買錄音帶比較實際一點。」
「是吧!」我對自己的勸戒成功感到自滿。
可是,劇情就在十二月四日金馬獎頒獎典禮,李安導演的《喜宴》奪下五項大獎的那一晚,有了重大轉折。
當晚看完電視轉播,蔡思明打電話到我家找我,語調非常激動。上一次他這麼激動,就是我們一起去電影院看完《喜宴》的時候。我記得那天當電影院燈光亮起時,我們兩個人的臉上都掛著淚。之後有幾十分鐘,我們都沈默著,無法用語言形容內心的觸動。但後來蔡思明率先開口發表意見了,竟然滔滔不絕地一個人講了快一小時,差點以為他被我附身。
蔡思明在電話中跟我說,雖然這故事跟他一點關係也沒有,但他覺得電影被肯定,就好像是他也被鼓勵了。所以他認為我們不該這麼畏畏縮縮的,應該要更加認同自己。最後,他的結論是,他要劃撥四百元給在新公園門口撿到的那張廣告戶頭,換五個交友的電話,然後約人出來見面,並且希望我作陪。
「蛤?明明是你想交友,幹嘛要我陪?」我迅速婉拒。
但蔡思明千拜託萬拜託,最後坦承他雖然說不要畏縮,但從來沒約陌生人見面過,希望我能跟著去壯膽。
我知道他興致勃勃,但膽子小,如果我不去,他就會放棄,但之後的每一天,他都會在我面前抱怨和懊悔。為了我日後耳根子清淨著想,只好對他說,如果他真的能約成,對方並不在意來兩個人,而且約的地方沒有危險的話,我就勉為其難陪他去。
蔡思明發揮前所未有的效率,很快就處理完了匯款的事,一週後,對方真的回了信。週日早上,補完「殷非凡英文」以後,蔡思明找我去光華商場附近吃午飯。在餐廳,他拿出那個看起來有點神秘的信封,抽出一張信紙,紙上寫了五個人的英文姓名和電話號碼。我問他,準備什麼時候要打電話?他告訴我已經打了,而且約好了。
「那你怎麼決定要約哪一個?」我問。
「看名字決定。」
蔡思明指著信紙上那其中一個人的英文姓名,Wendy Boy。
這名字也太怪了吧?Wendy不應該是女生的名字嗎?蔡思明說,他最初也這麼覺得,但因為實在太怪了,所以反而激起他的好奇心,第一個就打了他的電話,結果接電話的確定是個男生。對方說,他是個大四的學生,高雄人,一個人住在台北。當他約見面的地點時,蔡思明才明白為什麼他的暱稱要取Wendy。
「他約在『溫娣漢堡』見,因為他說,他很愛吃溫娣漢堡。」
我聽了笑出來,覺得無厘頭,但卻也終於讓我感到趣味,開始有一點點期待到底對方是個怎樣的人。
蔡思明約的日期恰好是聖誕節當天,十二月二十五日星期六。傍晚,我們補完「陳思豪數學」後,趕緊搭車到仁愛圓環的「溫娣漢堡」店。我好奇蔡思明跟他要怎麼相認?蔡思明說,電話裡Wendy Boy告訴他,到時候他會在約定的時間站在店門外。如果當天門前站了好幾個人的話,就找一下身上有狗狗的人就對了。
結果,當我們抵達見到Wendy Boy時嚇了一跳。我們以為他說的「身上有狗狗」指的是穿的衣服上印有狗狗的圖案,但沒想到他是真的抱了一隻小狗。
等他把小狗裝進專用的揹狗袋以後,我們坐進漢堡店。點好餐,三個人挑了人少的一區入座。不知道是不是見到我們以後有點後悔赴約?Wendy Boy看起來不太開心,沈默寡言。蔡思明一開始熱情打招呼,但被他的冷淡給嚇到,也變得安靜下來,場面尷尬。向來難以忍受無語場面的我,突然又自以為身負重任該解套才對,於是開始找話題。從狗狗的名字、大學生活的提問和未來的工作等等,能問的都問了,可是Wendy Boy有一搭沒一搭的回答,到最後連愛講話的我都累了。
終於陷入一陣長長的靜默以後,他看著我突然開口。
「你是不是很喜歡狗?這狗給你養吧!反正我本來就打算今天要丟了牠。如果你想要,那就給你。」
「蛤?丟掉?為什麼?我是喜歡狗,但我們住宿舍沒辦法養,家裡也有困難。」
「那只好等下就把牠丟在馬路邊了。」
「這……不太好吧,小狗很可憐耶。」
「其實我並不喜歡狗,這是我前男友的狗。一起住的時候,有一天他撿到這隻小土狗,說好喜歡,想養。我包容他,沒反對。月初他跟我分手,決定跟另一個人在一起。他搬走時竟然說對方不愛狗,所以不把狗帶走。」
Wendy Boy不說則已,一說就大吐私密心事,令人意外。他說,現在他每天看到這隻狗,就想到他前男友,愈想愈氣,所以決定丟棄。
「我一直以為他真的很愛狗,直到他分手以後才知道他根本就不愛狗。當然,比起狗來說,他更不愛我。」
我很想再接話,但他的結論實在令我不曉得該如何繼續。
仍在情傷中的他,為什麼會答應立刻就跟陌生人見面呢?而且還是兩個未成年的高中生?顯然不是為了想認識新對象。我們不可能提供他什麼療傷的意見,而原本矜持的他,終究還是對我們吐了苦水。找不到人傾訴吧?當我這麼想的時候,突然覺得向來一冷場就想打破僵局的我,這一晚,或許卸下主持人的身份,當個聽眾最恰當。
Wendy Boy講了很多,老實說,我跟蔡思明有聽沒有懂。他的話像是不斷吐出的煙霧,盤旋在我眼前,讓他自己困頓在霧裡了,我也逐漸看不清他。
我跟蔡思明啃完漢堡以後,Wendy Boy又自掏腰包幫我們點了兩份據說是溫娣的招牌菜奶油烤洋芋,吃完以後,他又點了三大包薯條,兩杯大冰可。於是,我跟蔡思明負責吃,Wendy Boy則負責愈來愈沒邏輯,如夢境囈語似的自言自語。
我們不斷地點頭,表示有在聽。偶爾他會反問我們,但全是同樣的問句:「你說這世界是不是太沒邏輯了?!」根本聽不懂他現在跳到哪場戲的我,雖然嘴上說著:「嗯啊,嗯啊」但心底想的是,拜託幫幫忙,你才最沒邏輯吧?
大概過了一個多小時,Wendy Boy忽然說他要走了。
「謝謝你,今天請客。」我跟蔡思明向他道謝。
他兩眼放空,好像沒聽到我們說話。半晌,他看著窗外,問了我們一個問題。
「才高三生的你們,覺得像我們這樣的人,能怎麼『在一起』?有未來嗎?」
我推了推眼鏡,和蔡思明面面相覷。
「不能結婚不被認同,比起異性戀的男女來說,『在一起』是不是一件更虛無飄渺的事?你們怎麼想?」
蔡思明的腳,在桌子下碰了我的腳好幾下,示意要我開口。
「呃……」我只好當砲灰,說:「這個嘛,我們只是高中生,其實沒有談戀愛的經驗,很難理解這麼深奧的問題。您畢竟還是比我們見識廣多了……」
「也是,我怎麼會問你們兩個。」他搖搖頭無奈地笑笑。
他揹起用袋子裝著的那隻小狗時,我從上緣的透氣網瞥見袋子裡的狗,抬起頭,無辜的眼神正好對向我。
走出溫娣漢堡後,在大門前,Wendy Boy真的把狗袋給放在人行道上。他拉開袋子的拉鍊,喃喃自語道:「你的主人不要你了,去吧!去看看有沒有新的主人會要你。」
那隻小狗從袋子裡跑出來,抬頭張望我們三個人。Wendy Boy趕牠走,刻意跟牠拉開距離,但小狗卻始終繞著他。Wendy Boy起初跑遠,一會兒又跑回我們面前,小狗一直纏著他,一會兒在左,一會兒在右。
「不管你怎麼想甩掉牠,牠就是想跟在你左右。不要丟掉牠啦!很可憐耶,牠就是喜歡你啊!牠就是想跟你在一起啦!」
我蹲下來看著可愛的狗狗,一邊摸著牠的頭,一邊說。
「何晉合,你別再說了啦!有點尷尬。」
蔡思明壓低聲量對我說,我抬頭看他,他偷偷指著面前的Wendy Boy,這時我才發現Wendy Boy紅了眼眶。
Wendy Boy最後還是帶走了小狗。雖然不知道以後會怎樣,但我猜那隻小狗直到晚年,應該都會得到Wendy Boy的愛。
跟蔡思明道別後,擠在回家的公車上,我戴上耳機,按下隨身聽,聽著張清芳的新專輯《左右》恰好播出最後一首歌〈被愛左右〉。我回想Wendy Boy和他前男友的故事;想到那隻比人還要懂得愛的小狗,同時突然在想,會不會有一天我也會遇到Wendy Boy煩惱的事呢?想著想著,自己都忍俊不住。
「拜託,何晉合,你要有煩惱的前提,是有機會談一場戀愛吧?」
是啊,我什麼時候才有機會,可以體驗到一個男生跟另一個男生之間的那種喜歡呢?現在的我,連暗戀的對象都沒有呢!
一九九三年只剩一週就要結束了,新的一年,會不會有新的變化呢?下學期就要逼近聯考,註定是要在水深火熱裡過完平淡的高中生活吧。
抽出張清芳的卡帶,從書包裡拿出換上張震嶽的《就是喜歡你》,覺得在今天這樣的夜裡,情歌不該再悲傷。
明朗輕快的曲調從耳機流洩出來,我望著車窗外變換的光景,突然想到,啊,剛才忘了跟蔡思明和Wendy Boy道一聲「聖誕快樂」了。
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文/張維中 圖/徐世賢
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1994年,即將讓何晉合翻天覆地的25年
正篇故事敬請鎖定《不在一起不行嗎?》
想愛就要在一起嗎?不在一起不行嗎?
從學伴到床伴,只剩最後一里路!
男孩們夏天的代誌,藏著Men’s Talk的秘密
一個17歲的男孩曾憧憬和另一個男孩結婚。
25年後同婚美夢成真,他卻變成了恐婚的男人。
【17歲的我】我叫何晉合,高三畢業前的4個月,遇見了忽然轉班過來的他,劉駿光。從此我那百無聊賴的高中生涯,竟因為他展開了一段驚濤駭浪,熱血又叛逆的壓軸演出。
「坐在看台上,拿著地理課本準備大考的我,眼神卻一直飄向水池裡的他。這書我是看不下去了,因為他身上起伏的肌理,才應該是牢牢背誦的山川壯麗……」
認識你真好,但是愛要怎麼說出口?老實情歌唱不停,粉紅泡泡爆棚內心劇場。教我不想你也難,一想就想你到心慌!
【42歲的我】過度開明的爸媽催促我,熱情的同事把我的相親當業績,就連高中時代不願接受我的他,居然也反受為攻?!習慣了一個人的生活,中年同居根本就是備戰狀態。
「同婚合法了,逼婚這兩個字居然也像緊箍咒一樣降臨在我的頭上。我被逼婚到快要喘不過氣來了…… 喜歡就非得在一起?不在一起不行嗎?」
我最親愛的,不一樣又怎樣?水星逆行,懷舊風暴來襲。誰能告訴我,中年的我現在走的是什麼運?
在同性婚姻不被認可的時代嚮往結婚;在同婚合法的年代遲疑婚姻。何晉合與劉駿光,兩個在高中時代認識的男生,跨越25年的成長愛情喜劇。從微酸微甜的青春物語,到百味雜陳的大人味,在男人絮語的時光中摸索愛情的模樣。
《不在一起不行嗎?》
2021年9月23日 原點出版發行
Uni-Books 原點出版
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《州警夫人》錯誤資訊更新
上一篇文章大家給予的祝福及建議,克萊兒都收到了。所有的留言我都一一看過,謝謝大家的鼓勵,我們會繼續努力的。不過,其中一個網友在多處留言,指出克萊兒提供的資訊不精確,說什麼警察只需提供帳號,不需提供密碼。這位網友進一步要求我更改我所提供的錯誤資訊。
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那我就覺得奇怪了,難道我看到的 email,州警局寄給州警大人的 email,是農曆七月的靈異事件?
我要重新聲明,這次更精確一點,州警局的 email 指出:所有州警在十月底必須簽署一份授權書,同意只要州警局有需要,州警必須提供一切資訊,讓相關人員能夠進入州警的社群網站和電子郵件。
試問,只提供帳號能夠進入帳戶嗎?州警局指的一切資訊當然就是帳號和密碼。再請問,我需要更改我提供的錯誤資訊嗎?
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約十年前,州警大人進州警局面試時,的確有被要求提供帳號,州警大人也同意了。不過,I’ve a feeling we’re not in Kansas anymore!
《州警夫人FUN英文》
There may be times when we are powerless to prevent injustice, but there must never be a time when we fail to protest.
也許有些時候我們無力防止不正義的事情發生,但我們永遠不會沒有機會反抗。
-- 諾貝爾和平獎得主、納粹大屠殺倖存者
Elie Wiesel 埃利‧維瑟爾
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全台灣多虧美國的援助!美國 6/20 來台灣捐給我們 2,500,000 支疫苗,結果全台灣對美國的感恩爆發,讓我感覺十分的感動!來讓我跟你們分享我要如何計畫跟美國國會報告台灣的感恩!
在6月初,美國派出三名國會議員向台灣宣布捐贈疫苗,最初只有75萬支。令台灣驚訝的是,美國於 6 月 20 日帶著 250 萬份疫苗捐給台灣。互聯網因對美國的感激和愛而爆炸;現在輪到我確保美國理解台灣的深切感激!
我打算把大家的感謝之詞放在一起,編成一封信,寄給美國30多位國會議員。我希望讓美國親自了解住在台灣台灣的美國公民和台灣人對兩國之間的聯盟、支持和友誼的感激之情。
這封信中要詢問國會議員寫一封回信,或者與信和你們對美國疫苗捐贈的回應合照。我也會要求收到一面飄揚在美國國會大廈上的旗幟,併計劃將其捐贈給台灣當地政府或學校。
你能怎麼幫忙?請在我的 FB (www.facebook.com/ricemilkking) 影片留言中分享你對美國慷慨捐贈疫苗支和持台灣的回應。最好使用英文回答,不過中文或任何其他語言仍然可以接受!請記得關注看看我們寫給美國的信件的最新狀態。
In early June, America sent three Congress Representatives to announce vaccines to Taiwan, initially only 750,000. To Taiwan's surprise, America arrived on June 20th with 2.5 million vaccines. The internet was exploding with gratitude and love for America; now it’s my turn to make sure America understands Taiwan's deep appreciation!
I plan to accumulate everyone’s kind words of gratitude, compile them into a letter, and send them to over 30 Congress Members in the United States. I hope to let the United States personally know how grateful American Citizens in Taiwan and Native Taiwanese feel towards the alliance, support, and friendship between the two countries.
As part of my letter, I am inquiring that the Congress member either writes a reply or takes a photo with the letter containing your response to American’s vaccine donation. I will also ask of receiving a flag that has been flown over the US Capitol building and plans to donate them to local Governments or Schools here in Taiwan.
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超萌的!看過全國最年輕、最可愛的捷運站長?
Hi!站長好!
過年期間, 高雄捷運x高雄輕軌 在臉書邀請我到橋頭糖廠站,來看看活潑可愛的貓站長蜜柑。
今天我特地到 #橋頭糖廠捷運站,除了和站務人員致謝、贈送開運紅包和小提燈,也準備肉泥慰勞貓站長的辛勞。
去年的六月,高捷前往台南收容流浪貓咪的「羅阿姨的小屋」,進行貓站長的面試。最後,白貓和橘貓入選決賽,在難以決定的狀況下,站務中心主任問:「你們兩位誰想擔任貓站長?年薪是貓罐頭、貓砂、豪宅一棟。」橘貓「喵」了一聲。
橘貓辦完領養手續後,竟得了貓瘟。但在大家的照顧、以及帶薪休假三個月之下,逐漸康復、完成新進員工訓練,從此,睡覺捲成像橘子一樣的「蜜柑」,正式成為站長。
9月上任後,除了執勤售票外,也會進行巡站、檔案歸檔、安全監控的工作,累時會在貓窩休息賣萌。
謝謝貓站長 #蜜柑!盡忠職守,守護橋頭糖廠站。
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