【哎、現在年輕人英文 email 寫得亂七八糟...!?】
這句話是到很多大企業時，HR Head 或是管理階層最常跟我抱怨的一件事情。
大學教育不重視、在很少練習英文寫作的狀況下，又要碰到「精簡」、「專業」、「有禮貌」的 business email，多數人都像是開著拼裝車用 150 km / hr 的速度在五楊高架上奔馳，隨時都會崩解。
再加上英語教學、出版界，很喜歡探討開頭要用 Dear 還是 Hi、用 Sincerely yours 會不會太正式這種騙讚的雞毛蒜皮議題，我常覺得：「這像是一部車都還沒有輪胎、就一直在討論要買椅子要用真皮還是合成皮，根本對學習無濟於事。」
上上禮拜，我給語用力課程學生看了一個網民，如何在知名心理學家、賓州大學教授 Angela Duckworth 的臉書上用不適當的方式留言跟她「詢問」某項業務。
當週我給他們的作業是：把我當成 Prof. Angela Duckworth，寫一封 email 給我。想想要怎樣表達、怎樣寫比較合適。 我收到了總共超過 30 封的 email。
改完作業後的下個禮拜，我一進教室就說：「你們班大概只有 3 個人會收到 Dr. Duckworth 的回覆。」
✔︎ 得不到回覆的 email 都有一個現象:
讀完不知道主旨是什麼、email 裡沒有在前面 1/4 的地方，有一句很清楚的主旨句，表達 email 要達成什麼目的、希望收到的人要考量什麼事情。
也許是因為受到中文寫作結構的影響，常常
(1) 為了有禮貌，最後隱晦到不知道重點是什麼
(2) 喜歡在文章中後段放一個大煙火，很晚才進入重點內容。
但我說：
「 Hey, email is meant to be short and sweet. Dr. Duckworth 一天可能要收 500 封 email，在兼顧 clarity、politeness 之餘，她要一眼能找到你要她幹嘛的那個句子。
通常這個句子長這樣：
✔︎ I am writing this email to....
✔︎ The purpose of this email is to...
✔︎ The reason why I'm writing this email is to...
✔︎ I am, therefore, wondering if it is possible for me...
✔︎ The reason why I....is that....
然後你要很清楚地用文字跟對方解釋，如果她對這個提案感興趣，她可以怎麼做，減少被提案者的思考成本。
不是送她一個 Look forward to hearing from you. Thank you so much. 而已。
但與其說「現在年輕人英文 email 寫得亂七八糟」我會說「現在的人英文 email 寫得亂七八糟」。但抱怨沒用，捲起袖子一起解決問題吧！
