【鬥陣來關心】委託書之徵求及統計驗證
作者：陳威達律師
相較於美國，我國資本市場因股權結構較為分散，於每年六月間召開股東常會，或有重大議案需經股東會決議之股東臨時會，經常需仰賴徵求委託書，以俾達到股東會召開之門檻，此亦伴隨諸多委託書徵求之爭議。
所謂委託書徵求，依照公開發行公司出席股東會使用委託書規則（下稱「委託書規則」）之規定，係指以公告、廣告、牌示、廣播、電傳視訊、信函、電話、發表會、說明會、拜訪、詢問等方式取得委託書藉以出席股東會之行為。而於實務運作上，股東會召開前，股東得於徵求場所將委託書交付予代為處理徵求事務之單位，並由該單位將委託書交付予徵求人後，徵求人再行將委託書及相關明細，提交給公司或其股務代理機構，並由其開立出席簽到卡交付予徵求人。
然徵求所得之委託書內容是否合格，攸關股東會出席數與表決權數之計算，此亦為徵求人與公司或股務代理機構間，經常發生認知差距之處。依照臺灣集中保管結算所股份有限公司頒布之股務單位內部控制制度標準規範，委託書如有委託書非公司印製、徵求人或受託代理人未於委託書上簽名或蓋章等情形，將認定為不合格件。
委託書徵求每每於實務上紛擾不斷，實屬公司治理不容忽視之環節，因此，集保結算所每年亦將查核股東會委託書時所發生之疑義，陳報予主管機關，以作為制定相關管理機制之參考，期待強化我國之委託書管理。
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