【30分鐘的報告時間,突然只剩5分鐘,你該怎麼辦?】
這應該是簡報圈裏面的經典命題了,
但是我卻很少看到正確的解法。
假如你有30頁的簡報
突然只剩5分鐘可以報告你會怎麼做?
「很快速地把30頁的簡報講給業主聽」
還是
「講重點就好」?
我想這個答案很明確了,我們都知道要講重點。
但是真正的關鍵也就來了,你有30頁的投影片
你可以快速的濃縮出重點嗎?
所以很多人會開始寫一些濃縮重點的方式與文章
#但是你知道這是一個偽命題嗎?
簡報一開始就是由重點所構成的,
#為了增加公正性,所以有了數據資料
#為了回應可行性,所以有了成功個案
#為了調節注意力,所以有了開場技巧
#為了說明實務性,所以多了流程步驟
#為了要能踏執行,所以多了細節描述
#為了達成共識感,所以有了總結討論
商業簡報本來就是從重點開始!
而不是大量的資料堆砌
你會困擾的原因是因為做簡報的順序錯了
因為你很可能是先打開了簡報
蒐集了大量的資料(複製貼上)
然後才去思考這樣的資料要怎麼說個故事
(怎麼串)
但是你會發現這樣的做法
#你的心思都聚焦在串一個說法
而沒有回到商業簡報中真正的關鍵
#這是一個符合商業邏輯與
帶有商業價值的提案嗎?
簡單來說,一句話
『#這是一門好生意嗎?』
『#針對我們的目標這提案有具體的幫助嗎?』
假如是,那請問一下
『#可不可以給我三個理由?』
真正的簡報核心價值就在這一刻產生
所以假如我們要跟總經理報告
先說「#營收規模、策略性與市場趨勢」
他要思考的是這是不是一個好生意
這提案效益在年度營收目標中,是否有一席之地
這是商業簡報的『吸引力』
所以假如我們要跟高階主管報告
先說「#策略性、競爭者與既有優勢」
高階主管要負責這樣子的策略性
所以對於業界競爭現況要有明確的說明
這是商業簡報的『專業力』
所以假如我們要跟一般主管報告
先說「#可行性、分工合作與專案目標」
一般主管與員工是負責專案的執行
所以對於可行性與執行細節要有完整的描述
這是商業簡報的『執行力』
這也是我在大型決策者會議中
我報告內容的順序
『吸引力』說服總經理
『專業力』說服高階主管
『執行力』說服一般主管
所以回到一開始的命題
要是有一場會議,
三十分鐘的時間突然變成了五分鐘
在真實的世界中,#假如你是以上對下,
你甚至可以乾脆的結束會議,
畢竟,交代得不清不楚
不如擇期再談,不要免強自己與他人
#但是假如你是以下對上,那決定權不在你
身為專業人員,就算你的主管只是隨意地問問
我們都必須要有專業與精準的回答
所以,要是只剩下五分鐘
簡報一開始就是由重點所構成的
所以
跟總經理報告
先說「#營收規模、策略性與市場趨勢」
跟高階主管
先說「#策略性、競爭者與既有優勢」
跟一般主管報告
先說「#可行性、分工合作與專案目標」
這些都是五分鐘可以說明的方式
商業簡報這些都是商業簡報的『#溝通策略』
要是只有五分鐘,就先說明你的『溝通策略』吧
之後,要是有完整的15到20分鐘時
我們才會增加提案的完整性
增加公正性,所以有了數據資料
回應可行性,所以有了成功個案
調節注意力,所以有了開場技巧
說明實務性,所以多了流程步驟
要能踏執行,所以多了細節描述
達成共識感,所以有了總結討論
這才是一個好的想法
成長為一份商業溝通策略簡報的過程
#這篇應該是從簡報的胚胎期開始談起了
日後請參考
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第17課
【客戶分析 - 所有簡報的原點:你了解你的客戶需求嗎?】
第25課
【達成共識 - 快速建立共識與表達訴求的提案必勝公式】
#跟總經理報告看
第26課
【商業效益 - 如何用「計算公式」清晰表達商業效益?】
#跟高階主管報告看
第28課
【複合應用 - 說洞察最終大絕招,讓你征服你的聽眾】
#跟一般主管報告看
第08課
【流程關係 - 最專業的具體呈現,讓你的做法有細節】
同時也有4部Youtube影片,追蹤數超過134的網紅桃園市議員簡智翔,也在其Youtube影片中提到,【智翔的議會質詢-交通局、捷運工程局、政風處(9/29)】 #學生專車摔車意外 這個月初,壽山高中學生在搭乘學生專車時,發生電動門開啟導致學生摔出車外的意外,雖然學校專車的業務主要是學校自行跟客運業者接洽,主管機關為教育局;發生事故的車輛,檢驗責任在於公路總局轄下的監理站,我們市府的交通局看起來...
跟一般主管報告看 在 桃園市議員簡智翔 Youtube 的最佳解答
【智翔的議會質詢-交通局、捷運工程局、政風處(9/29)】
#學生專車摔車意外
這個月初,壽山高中學生在搭乘學生專車時,發生電動門開啟導致學生摔出車外的意外,雖然學校專車的業務主要是學校自行跟客運業者接洽,主管機關為教育局;發生事故的車輛,檢驗責任在於公路總局轄下的監理站,我們市府的交通局看起來與該起事故並無直接關係。
但智翔必須強調,學校專車的行駛僅於上下課時段,其餘時段該車輛與司機與一般市內公車無異,加之與客運公司溝通、評鑑等業務,都屬於交通局,如何確保後續不會再發生類似事故,交通局應有更多方式來協助業者提升服務品質,並保障更多市民的生命安全。
#人行道設置問題
上個會期質詢時,智翔有提供兩點關於人行道設計的建議,其中一項便是參考澳洲墨爾本市中心的街道設計,重點在於,利用些微的高度做出區隔,讓熱鬧的商業區也能保有實體人行道與路邊停車空間。
「以設計引導行為」的思維方式,是智翔希望交通局在實施人本交通願景的長期方針,同時,行人空間的方便性,也與商業區的活絡息息相關,更多的行人能為店家帶來商機,相同的主張,智翔也在倡議振興桃園舊市區時談過許多。
而今天就局長所言,市民對於人行道與停車格的重新設計,摻雜了對自用停車空間或是做生意等考量,智翔則認為,民意有時對進步的政策是阻力,有時可能也是助力,而負起與民意溝通的責任,除了是我們代議士的工作外,政府也應該一起努力,如果交通局願意,也可以先從小範圍來實驗看看。
#工安管理落實及加強臨時督導
太魯閣事件後,勞動部長曾宣示一個月內全面檢查台鐵的標案工地,回過頭來檢視我們目前正如火如荼進行的綠線捷運工程,今年四月也曾發生死亡工安意外,那麼綠線捷運工安管理與督導是否落實?抽檢的頻率為何?
捷工局局長則回答,工安管理有賴統包業者自律外,還有監造單位與PCM(工程專案管理)來協助。而智翔也建議,主管單位的臨時抽驗不能事先通知,否則無法知道工地真實的情況,會後再請捷工局提供近來針對綠線捷運工地的抽檢資料給我們。
#桃園捷運先導公車
根據審計報告指出,桃園的綠線捷運先導公車在路線上,GR(蘆竹區中正北路-南崁路二段)與GR2(八德區介壽路二段-建德路)已偏離捷運原先規劃的路線。
先導公車主要功能應為協助捷運路線規劃、培養大眾運輸量等,所以再請捷工局會後就先導公車的路線、班距、載客量研擬改善方法,並提供書面資料。
🎞完整質詢影片請看:
https://youtu.be/NmcRXDMk0ME
🎞youtube頻道請搜尋:桃園市議員簡智翔
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以下為本段內容文稿:
在你的生活或者是工作上,會不會經常需要「說服他人」呢?假如你有這樣的需求,那麼今天的內容會給你很具體的幫助。
在你收看之前,請先記得訂閱我們的頻道,並且按下小鈴鐺,你的行動支持,是我們製作節目的最好鼓勵。
歡迎來到「一天聽一點」,今天跟大家談三個說服的技巧。
「說服」啊在你我的生活中是一個必備的能力,無論你的工作是需求最明顯的業務員、企業主;還是日常生活當中要面對家人、朋友,還是面對伴侶,都有「說服」他人的機會。
而「說服」喔有幾個很簡單的入口,我們今天就從這幾個簡單的入口來開始。
如果呢你還是個新手,不知道如何流暢的說服另外一個人,那麼這幾個入口會給你很大的幫助;但如果你已經是個職場的老手,這些摘要也能夠給你很重要的提醒,去補足那些你可能過去忽略的細節。
舞台中央效果
我們就來看這三個技巧,到底分別是什麼?
第一個說服的技巧,乍聽之下非常的簡單,但可能很多人卻沒有做到,它是什麼呢?它就是「舞台中央效果」。
「舞台中央效果」呢,是由兩個心理學家,透過分析電視的益智節目,發現到一個很有趣的規則。
他們發現在節目裡面,經常站在中間的人,一路挺進決賽的機率是42%,而最後贏得比賽的機率是45%。
而站在邊緣的參賽者啊,他們挺進決賽的機率只有17%,而最後贏得比賽的機率,更低到只有10%。
這樣的結果,很符合我們的經驗法則,那就是我們在拍照的時候,重要的人物通常會站在「C位」;C位指的就是「正中間」,他能夠引起更多的關注,這也就是「舞台中央效果」。
也就是說喔,如果你想要說服別人,就讓自己站在最顯眼的位置;比如說呢,在會議桌的正中間、站在場地的正中間。
如果想要用資料來說服別人,就請你把資料放在「正中間」,這樣子就能夠大幅提高說服的成功機率,這是一個很容易執行的技巧。
而聽起來很簡單的事情,卻不一定是每個人都做得到的;你一定看過業務人員,或者是上台簡報的人,他們縮在邊邊角角,好像很怕人看見他們一樣。
我相信他們一定準備了很多的資料,內容也真的非常的好,他們想盡辦法的想要說服我們;但事實上,你在台下卻聽得很無感,這是為什麼呢?因為他沒有完整的呈現他自己啊!
於是你根本不認為他是重要的,這讓我想到喔,在我的【自信表達力】的線上課程裡面,特別重視「排練」,最主要的原因就在這裡。
其實很多很簡單的道理,人們常常是「知道」但是卻「做不到」,原因是什麼呢?就是因為缺少了刻意的練習、刻意的「排練」啊!
如果你過打籃球、學過跳舞,你就一定知道只是用眼睛看,這是不夠的嘛!要讓自己能夠「做得到」最好的方式,就是跟著模仿、跟著做做看。
並且給自己一點時間,去熟悉流程跟內容,反覆排演,等到正式上台你自然就能夠比較容易的流暢表達,你不必再用你的腦袋去記內容。
那到底「排練」在排什麼呢?在我的【自信表達力】課程裡,我會很細緻的陪伴你,去檢視「排練」需要注意的重點。
包含事前的準備,你要在什麼時候做什麼事,只要你照著做,你就能夠用身體去記住排練的感受,跟自然的呈現;然而它能夠幫助你達到最好的結果,就是讓你自然而然的把自己放在C位。
簡單至上
再來,我們看第二個說服的技巧,這個技巧就是「簡單至上」。
「簡單至上」是什麼意思呢?其實人性是這樣的喔,越容易讓你聽得懂的,你就會覺得越熟悉、越親近;越熟悉越親近的,要讓人做決定就會越容易。
有時候說服的內容,可能是很高端的東西,只有少數有專業能力的人,他們才會知道;但你能不能用最簡單的語言,用比喻的、用類比的方法,讓人更容易的去理解這些內容,這就是你的功力所在了喔。
打個比方吧,假如有業務員要跟你推銷保險,要是他們跟你講保險法規、理賠條款,那你一定就很快的會很想睡覺、興趣缺缺。
可是如果他懂得幫你舉簡單的例子,像是你開車上路,會不會需要備胎?你會嫌備胎重、會耗油,就隨便把備胎丟掉嗎?
如果你不會的話,那為什麼你會覺得保險是多餘的?每天付出一點點,不到一杯咖啡的錢,會很多嗎?
像這樣子簡單的比喻,就能夠讓人聽得懂,而且更容易的去改變,或者是做出必要的決定。
那麼當你遇到需要「說服」的情境的時候,如何讓你的東西,是讓別人能夠聽得懂,而且聽得進的,這就是很值得投資的學習項目了!
在【自信表達力】的課程裡,有一個單元喔,叫做「讓人沒有抗拒的五個原則」;在這個單元裡,我會帶著你去思考,如果只講「一個重點」,那會是什麼?
並且透過實際的例子,幫助你整理最重要、最容易的第一步會是什麼呢?幫你擺脫你明明很認真的說,卻沒有記憶點,讓別人常常覺得一頭霧水的這樣的窘境。
請講白話文
最後呢,第三個說服人的原則,就是「注意用詞遣字,避免吊書包」。
在普林斯頓大學的研究者喔,他們就明確的指出,寫作者難免會想要在報告或信件裡面,使用比較複雜的文字,讓自己感覺博學多聞一點啊!
但事實上,這樣子對讀者來說,難讀的文字或者是用語,會讓人心裡有排斥感,甚至於會懷疑作者的水準太差,才沒有辦法用簡單、好懂的方法說明。
這個道理在表達、說服的情境裡,同樣成立!因此呢,你在想說服人的時候,要特別小心你的用詞遣字。
要是喔,你只會講那些「專有名詞」,不懂得「換句話說」,就會讓人覺得你好有距離,沒有辦法正確了解你的意思。
舉個例子喔,在心理學裡面有一個專有名詞,叫做「體現認知」。
它是指喔,人的身體跟心理會相互影響的現象。一般人會比較少聽到這樣的名詞,所以我在教學的時候,我就會換個說法。
我會說喔,如果你平常心情好的時候會唱歌,哪天喔你心情不好的時候,你就刻意的讓自己唱唱歌,很快的你心情就會好起來。
這樣的現象,就是「體現認知」;而當學生很容易理解的時候,就會有更多的交流跟互動。
然而「換句話說」講起來很容易,但是要做起來可不簡單喔!
為什麼呢?我想邀請你想一想喔,任何一個能夠用簡單的話,把自己的專業說得很清楚的人,他一定是對自己的專業有足夠的了解。
可是他要弄得夠清楚,事先要不要先下足工夫、做足功課呢?
就像我剛剛說的「體現認知」這樣的例子,要是我對於這個學術名詞沒有徹底的了解,我就沒有辦法用簡單的話來說。
所以如果你想要說服別人,而那件事情又有一定的複雜程度,你會事先做功課嗎?你知道怎麼樣做才能夠四兩撥千斤嗎?
假如你想要學會怎麼樣「做功課」,那就一定要把握【自信表達力】這一門線上課程喔!
知道也要做到
在這一門課程裡,我會給你完整的思考工具,也就是「做功課的方向」。
比如說吧,你經常覺得自己說得都對,卻不是別人要的,那麼你會需要「排除預設」這樣的思考工具。
又比如說,你很努力的表達,但不管怎麼說,總是說得很淺薄;那麼你就需要「拉長邏輯鏈條」這樣的思考工具。
掌握思考工具,加上正確的「排練」,才能夠有效的達成說服的目的。
【自信表達力】上市到現在已經一個多月了喔,有很多當業務員、業務主管的學生都會告訴我,這一門課給他們最大的收穫,就是幫助他們跳脫出「話術」這樣的瓶頸。
並且啊,因為懂得換位思考,能夠更體貼自己的客戶、懂得客戶的在乎,達到更好的成交機率。
我想喔~人同此心,心同此理吧!
今天要是我想要買產品、是一個花錢的人,我當然會選擇最懂我的需求,最能夠幫我解決問題的業務員來服務我。
然而要是我當聽眾,一定也會選擇最能夠打動我、說服我,對我來說有具體幫助的內容來聽,這樣子我花的時間跟精神,才有意義嘛!
如果你也想要有效的說服他人,並且更期許自己,成為一個值得信賴的人,那歡迎你加入【自信表達力】這一門課。
特別喔,是在新冠肺炎的期間,很多人都不方便到處亂跑,包含你我;這正是一個最好的閉關學習的時機。
相信當一切雨過天晴後,你會有更完整的自我準備,成為一個更有影響力的人!
然而無論你有沒有參與我的線上課程,我都希望你把「舞台中央效果」、「簡單至上」跟「避免吊書包」這三個秘訣,帶進你的表達裡,祝福你!
希望今天的分享能夠帶給你一些啟發與幫助,我是凱宇。
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希望我能夠跟你一起學習、一起進前,在影響他人跟完善自己的道路上你不孤單,因為有啟點文化、因為有我們。
歡迎你的加入,那麼今天就跟你聊到這邊了,謝謝你的收看,我們再會。
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以下為本段內容文稿:
你生命中,有無法處理的關係嗎?每次想到那個人,就覺得痛苦、憤怒,你很努力讓關係變好,可是對方給你的回應,卻常常讓你很挫折,到最後你只能選擇離開,避免自己再次受傷,如果離不開,就只好透過抱怨、批評對方,來讓自己好過一點。
自從我推出人際斷捨離的課程後,很多朋友都會來告訴我,我提供的方法對他們很有幫助,特別是工作上要互動的人,像是同事、客戶、主管,或是一般的朋友,可是面對親近的關係,就很難做到真正的放下,見面時,還是會想要吵架。可是又不能說走就走,說斷就斷,到底該怎麼辦?
不曉得正在聽這段音頻的你,是否有同樣的問題?而你想到那些讓你痛苦的關係,你第一個跑出來的念頭又是什麼?是希望對方可以改,變得客觀、好溝通一點?還是怎麼樣可以逃的遠遠的,永遠不再被影響?
在我說出可能的解方之前,我想請你停下來,想一想,有沒有可能你選擇把焦點放在對方身上,希望對方改,或是直接離開這段關係,是因為你對自己還不夠自信,還不夠清楚自己要的是什麼,以至於你會一直被對方的話影響。
怎麼說呢?嘉玲就來直接分享一個自己親身的經歷,讓你明白我是怎麼做到關係中的斷捨離。
嘉玲最近見了一個老朋友,這個朋友我們有幾年沒見面了,直到最近我們又恢復連絡。但其實這些年來,我一直都沒忘記過這個朋友,常常想起他,也會惦記他過得好不好,可是就是沒勇氣打電話給他。
為什麼呢?因為當年我們曾經有過合作,這位朋友給我很大的支持和幫忙,教會我很多商業上的規則和秘訣,那時候我只是個剛從學校辭職,什麼都不會的輔導老師,可是對方卻很願意給我機會,讓我試著把心理學的知識轉化成大眾化可以接受的東西。
我心裡一直是很感激也很尊重這對朋友,可是合作一段時間後,我發現這位朋友想走的方向跟我不一樣,加上年紀的落差,我們對於市場的理解慢慢有了分歧,我希望可以多運用一點新科技、新工具接觸年輕人,但他有他想完成的目標,我們溝通過很多次,但結果都不是太好。
甚至到了末期,每次我一想到要見面,跟他報告,我都會失眠頭痛。我想他也覺得很煩心,一直達不到共識。後來,為了不耽誤組織運作,我就下定決心離開。
離開後,為了求生存,我有了新的公司,也就是今天的啟點文化,就沒時間再去處理那段關係了。可是我一直沒放下心中的疙瘩,對對方還是懷抱著愧疚,覺得辜負人家的期待。是有罪惡感的,即便我告訴自己這個愧疚是不必要的,因為商場上本來就是合則來,不合則散,沒有誰負誰的問題,但我心裡很清楚,如果我沒能修復那段關係,我心中的結是會解不開的。
還好,因緣際會,又把我們拉在一起。我們終於又再度碰面,這一次朋友一樣又提了當年的計畫,然後他還是一樣充滿理想,常常我的話還沒講完,他又打斷我,急著告訴我該怎麼做才是對的。以前面對這個情況,我心中都會很生氣,覺得不被尊重,然後很想把話語權搶回來,要對方安靜,好好聽我把話說完。
可是這一次,我沒有太多情緒,在對方又試著遊說我,新計畫可以帶給我多大好處和利益時,我都只是微笑,聽他說,沒有刻意反駁,也沒有表達認同。整場會面下來,我的心情都很愉快,不管他說什麼,看到他還很健康,生龍活虎的說著計畫,我就很滿足了。
離開後,我一直在思考為什麼同樣的他,以前我會氣噗噗,講沒兩句就想走人,現在我卻願意花大把的時間,陪著他聊天說地。
我覺得最大的關鍵是,我真的知道我是誰?也知道自己要做什麼?並且有能力滿足自己,所以我不需要再從他身上獲得任何東西了,像是認同、肯定、財務支持等等需要,我都能自給自足,所以他之於我來講,就可以變成是一個很純粹的客體,就是一個人,不需要負擔我的各種投射,例如他得是一個好老闆,肯定我的表現和眼光。或是他要是好的投資人,放手讓我自己去做,不要管太多。
這些期待和想像都被我放下來了,因為我已經可以自己找到方法滿足這些需求,我就不再需要有另一個人來填補我心中的空洞。我可以回歸到這個人本來的模樣,去好好認識他,去接受他真實的樣子,而不是我的期待。
於是乎,他的固執就不再引起我的防衛,他還是他,他不需要變得善解人意,可是因為我不再是我,所以無論他怎麼反應,我都能適當的回應。而且在對方提出一些額外的要求時,我也因為深切知道自己這個階段的目標,所以我可以很明白的回絕,並且把自己說清楚,不再左右搖擺。
甚至會面結束後,我還答應他,以後有時間,會再來看看他。我是真心誠意這麼說,不是客套話。
從這個案例中,我想講的是,不管那個讓你難過的人是誰,是爸媽、老闆、老師、還是愛人?我想邀請你停下來想一想,你之所以對對方有這麼大的情緒,會不會還有可能是因為你仍企圖,從對方身上要到一些東西,像是被愛、肯定、關注,因為你給不了自己,所以你希望別人給你。
可是當你把主導權交給對方,你就勢必要承擔失望的風險,對方不會按照你的方式滿足你,他也會有他自己的需求和投射,於是你們就會一直打心理戰,到最後兩敗俱傷。
我很感謝自己,在離開朋友組織後,沒有花時間抱怨他,而是很努力的站穩自己的腳步,努力給自己愛,努力讓自己長好,所以即便對方沒有變,卻再也引不起我的情緒。
我一直相信【人際斷捨離】,並不是很決絕的把關係切斷就好,而是一種更深刻的回到自己身上找答案,斷掉不必要的信念,捨下對衝突的害怕,找出合適的距離,人際關係自然就會清爽自在,而不是拉扯與糾纏。
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